Privacybeleid

Looks Clinics, gevestigd aan Dokter Stolteweg 88 8025 AZ Zwolle, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Dokter Stolteweg 88
8025 AZ Zwolle
038 303 55 80
info@looksclinics.nl
www.looksclinics.nl
KvK-nummer: 74662910

Persoonsgegevens die wij verwerken

Looks Clinics verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Gegevens over uw surfgedrag
  • Internetbrowser en apparaat type

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@looksclinics.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Looks Clinics verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het inplannen en uitvoeren van uw consult en behandeling, inclusief de nazorg en de controles
  • Het bijhouden van uw medisch dossier, zoals de wet ons verplicht
  • U te kunnen bellen of e-mailen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening
  • Het afhandelen van uw betaling en onze administratie
  • Het beantwoorden van uw vragen en het opvolgen van uw aanvraag via onze website

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

  • De uitvoering van de behandelovereenkomst met u (artikel 6 lid 1 onder b AVG)
  • Een wettelijke verplichting, zoals de dossierplicht uit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 onder c AVG)
  • Uw toestemming, bijvoorbeeld voor het beoordelen van de foto’s die u meestuurt bij de online geschiktheidscheck, voor het ontvangen van informatie per e-mail en voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (artikel 6 lid 1 onder a AVG). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken
  • Ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en beveiligde website en bij het verbeteren van onze dienstverlening (artikel 6 lid 1 onder f AVG)

Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze uitsluitend omdat dit noodzakelijk is voor uw behandeling door zorgverleners met een beroepsgeheim (artikel 9 lid 2 onder h AVG).

Wanneer u via onze website of via een van onze formulieren een e-book aanvraagt, een geschiktheidscheck invult of een terugbelverzoek achterlaat, gebruiken wij uw contactgegevens om u hierover per e-mail of telefoon op te volgen. Dit kan ook gebeuren wanneer u langere tijd niet op eerdere berichten heeft gereageerd. U kunt zich voor deze opvolging op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail of door contact met ons op te nemen.

Na een behandeling sturen wij u eenmalig een e-mail om te vragen hoe het met u gaat en of u een recensie wilt achterlaten. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang bij goede nazorg en bij eerlijke, vrijwillige recensies (artikel 6 lid 1 onder f AVG). U kunt dit op elk moment weigeren via info@looksclinics.nl; wij sturen dan geen verzoek.

Geautomatiseerde besluitvorming

Looks Clinics neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Looks Clinics) tussen zit. Looks Clinics gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: PhpMyAdmin voor het beheren van de database en WordPress voor het beheren van de content.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Looks Clinics bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Medisch dossier: 20 jaar na de laatste wijziging, of langer als dat uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (WGBO)
  • Financiële en administratieve gegevens, zoals facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
  • Gegevens uit een geschiktheidscheck, e-bookaanvraag of terugbelverzoek waarop geen behandeling volgt: maximaal 1 jaar na uw laatste contact met ons. Foto’s die u meestuurt verwijderen wij na de beoordeling, uiterlijk binnen 1 jaar
  • Gegevens over het tevredenheids- en recensieverzoek na een behandeling (naam, e-mailadres, vestiging, verzenddatum): maximaal 12 maanden
  • Gegevens van websitebezoekers (cookies en analytische gegevens): volgens de termijn per cookie in onze cookie-instellingen

Delen van persoonsgegevens met derden

Looks Clinics verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Looks Clinics blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Voor onze afsprakenadministratie gebruiken wij ClinicMinds en voor het versturen van e-mails gebruiken wij Brevo (Sendinblue SAS, Parijs). Beide verwerken uw gegevens in onze opdracht binnen de Europese Unie; met beide hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Hierop geldt één aanvulling voor het meten van onze advertenties. Wanneer u een consult bij ons boekt, kunnen wij het feit dat er een afspraak is gemaakt (zonder medische inhoud) doorgeven aan Meta Platforms Ireland Ltd., samen met een versleutelde (gehashte) versie van uw e-mailadres of telefoonnummer. Daarmee meten wij of onze advertenties tot afspraken leiden. Meta kan deze gegevens niet herleiden tot u zonder dat u een Meta-account met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer heeft. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het meten van onze advertenties (artikel 6 lid 1 onder f AVG). U kunt hiertegen bezwaar maken via info@looksclinics.nl; wij geven uw gegevens dan niet door.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Looks Clinics gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij onderscheiden drie soorten.

Noodzakelijke cookies. Deze zorgen dat de website werkt, onthouden uw cookiekeuze en beveiligen onze formulieren. Hiervoor is geen toestemming nodig. Het gaat om de sessiecookie van de website en de cookies van onze cookiebanner (Complianz, maximaal twaalf maanden).

Statistische cookies (Google Analytics). Hiermee meten wij hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij de website kunnen verbeteren. Wij zien geen individuele bezoekers. Deze cookies plaatsen wij alleen met uw toestemming. Cookies: _ga en _ga_ (maximaal twee jaar). Verwerker: Google Ireland Ltd.

Marketingcookies (Google Ads en Meta). Hiermee meten wij of onze advertenties bij Google en bij Meta (Facebook en Instagram) tot een aanvraag of een afspraak leiden, en kunnen wij u na een bezoek aan onze website een advertentie tonen. Ook deze cookies plaatsen wij alleen met uw toestemming. Cookies: _gcl_au (drie maanden) en _fbp (drie maanden). Verwerkers: Google Ireland Ltd. en Meta Platforms Ireland Ltd.

Bij uw eerste bezoek vragen wij uw keuze via de cookiebanner. Zonder uw toestemming plaatsen wij alleen de noodzakelijke cookies. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de knop “Cookie-instellingen” onderaan de pagina. Daarnaast kunt u cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser; de website blijft dan werken, maar sommige onderdelen kunnen minder goed functioneren.

Google en Meta kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Unie. Beide zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Meer informatie leest u in het privacybeleid van Google en van Meta.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Looks Clinics en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@looksclinics.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Looks Clinics wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Looks Clinics neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@looksclinics.nl.